VIP招待状を送るべき相手の決め方

Chioce

これから秋にかけて、多くの見本市・展示会が開かれます。

わたくしは、出展社、出展を検討中の皆さまに向けて成果を出していただくよう支援する仕事をしています。

これから何回かに分けて、出展準備の進め方についてお話しします。

今回は、VIP招待状はどんな方に有効かを検討します。

VIP招待状とは

多くの場合、見本市・展示会(以下見本市と表記)に出展すると、

運営事務局からVIP招待状をもらえます。
VIP招待状とは、特に大切なお客様、

今回の出展でどうしてもご来場いただきたい方を招待するための特別な招待状です。

見本市の運営側が、出展社の集客を支援する施策をくんでくれているのです。

コンサルタント的に表現すると、「来場者の質的向上」という側面もあるのでしょうか。

VIP招待状はどうしたら入手できるか

見本市によって扱いは異なりますが、

おおむね出展1小間あたり10枚から20枚程度のVIP招待状は、

出展費用に含まれているようです。

ですので、事務局にリクエストすれば入手できます。

もっとたくさん必要という場合は、追加費用を払うことで入手できます。

VIP招待状のメリット

VIP招待状を受け取った方は来場するとどんなことがあるのか。

おおむね次のような優待が受けられます。
展示会場へのスムーズな入場

入口にVIP専用の特設受付コーナーが設置されています。

受付カウンターで長蛇の列に並ばなくてもさっと入場できます。

VIPラウンジ(特別商談室) 

展示場内にVIP専用ラウンジがあり、飲み物等を無料で提供しています。

商談や休憩に使えます。

VIP専用来場者章 

受付ではVIP用に特別に用意された名札が渡されます。

 

VIP招待状をお送りするということで、

「あなたは、特に大切なお客様ですので、心よりお待ちしています」
というメッセージをお送りするわけです。

 

VIP招待状の送り方

見本市によりケースバイケースですが、大きく2つのケースがあります。

ケース1:

出展者から、事務局に送付先を送ると、事務局と出展者の連名でVIP招待状を送付してくれる

ケース2:

出展者が事務局にVIP招待状を請求すると、印刷されたVIP招待状が事務局か出展者あてに届く。

出展者は、自社にお招きしたい方にVIP招待状をお送りする。

 

ケース1の長所短所

長所

*締め切りが決まっているので、それに合わせて準備をすることで、

十分な時間的ゆとりをもって招待状が届けられる。

*送付先リストさえ用意しておけば、発送の手間を省ける

短所

*事務局が封筒を用意し、発送してくれるので、どのような荷姿のものがVIP招待者に届くのかわからない。

場合によってはダイレクトメールに見えてしまう場合も…。

 

余談

実は、最近わたくし宛てに某社のセールスパーソンが送って下さったVIP招待状は、封筒からはそのことが一切分からない(DM的な)表記・デザインでした。

ダイレクトメールだと勝手に思い込んで、到着後1週間ほどそのままにして置き、

後でゆっくり開封したところ、中に招待してくださった方のお名前とVIP招待状が入っていました。

冷や汗をかきながら、送ってくださった方にお礼のご連絡をいたしました。
この一件以来、見本市の招待状は、たとえダイレクトメールに見える外装であっても、

必ずその日のうちに開封するようになりました。

 

ケース2の長所短所

長所

*自社で発送するため、こちらの好きなタイミングで投函できる。

*送付先リストさえ用意しておけば、発送の手間を省ける

*自社で封筒を用意できるので、開封率を高める工夫ができる。
(一見してダイレクトメールと見えるような郵送物を心待ちにしたり、喜んだりする人はあまりいません)

開封率を上げるには、VIP招待状だと一目でわかるような特別感のある外見は必須です。

 

短所

*自社発送のため、ついつい先送りしがちになる、直前にもらっても、相手も都合がつかず困る場合がある。

*出店準備のどさくさにまぎれて、発送し忘れてしまう場合もある。

 

VIP招待状は誰に送るべきか

お話ししたようにVIP招待状の枚数には限りがあります。
特別な人に送るのですから当然です。

いろいろな展示会に出展した経験から、どうやら

VIP招待状を受け取ったときに喜んでくれる方(出展者からすると来場してくれる方)、そうでもない方

がいます。

分かったことは、ここでの「VIP」は社会的な地位にはあまりこだわらないほうが良さそう、ということです。

社会的地位はいったん忘れて

社会的に地位のあるとされる方のところには、さまざまなVIP招待状が届きます。

多数の招待状を受け、送ってくださった方に失礼のないようにと対応するのは、

たぶん大仕事なのだと思います。

(コンサルタントは、むやみにたぶんなどと言ってはいけないのですが、

自分自身はたくさんVIP招待状をもらっているわけではありません。

たぶん、と書いたのは、少数の方へのヒアリング情報に基づいています)
場合によっては秘書やアシスタントが郵便物を整理した上で宛先のVIPに渡るのかもしれません。

(渡る前に、整理されてしまっているのかも…。)

VIPは、多忙です。

ですので、

自社にとって、特別なお客様は…。

今回の見本市ではだれをVIPとさせていただくのか、

をしっかりと考えて下さい、

  • たとえば、
    先月までかかって、いいところまで商談を詰めたバイヤーさん (あと一押しに)
  • 担当者はとても気に入ってくれているが、上司の承認に手間取ってクロージングが遅れている案件があるなら、上司の方へ (担当の方の上司への説明を手助け)
  • 先月転職したばかりのバイヤーさん(バイヤーさんとの関係をこれからもつなぐ)


と、社会的な地位にこだわらず、自社にとっての特別な、という点を意識してください。

こうすれば、10通、20通といった制限があっても人選がしやすくなります。

また、忘れがちですが、VIP招待状をお送りするなら、

来場前後のケアも特別にしておく必要があります。

自社で無理なく特別ケアできる相手は何人までか?と考えれば
おのずと、リストは絞られます。

VIP招待状送付前後のケア

招待状をお送りすることで、宛先の方にコンタクトするきっかけを作れます。

お忙しい時期ですが、VIPなのですから、ここで手を抜いてはいけません。

予告 (送付前に、別途お送りしますので、と伝える。DMと間違われないための備えにも)

招待状到着

到着確認(着きましたか、会期中いつ頃お越しになれますか?と軽くアポを取る)

会期直前に来場時間のアポ取り(近くなりました。お待ちしております、とアポを固める)

 

送らない人への対応

出展を重ねてくると前回送ったのに今回は無し や、

VIP招待状を送るべきかどうか悩んだ末に、送らなかった人が出てきます。

そのもやもやを抱えたままで、ブースに立っていても心穏やかではいられなくなります。

その人と、会場でばったり。
しかもその方の胸には、どこが他社が送ったのでしょうかVIPの胸章が…。
気まずいですよね。

こうした場面を避ける方法も…
それは、こちらから先に、「VIP招待状をお送りしません」
お知らせしてしまうことです。

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たとえば、こんな感じで。
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●●株式会社
代表取締役 ■■ ▲▲様

あいかわらず厳しい暑さが続いておりますが、お変わりございませんでしょうか。

今春の■■ショーには、ご多忙の折、わたくしどものブースまでお運びいただき、ありがとうございました。
当日は、混雑する会場で、お椅子も用意できず本当に申し訳ございませんでした。
久しぶりに■■様のお顔を拝見し、お話を聞かせていただき、とても嬉しかったです。
大切なお時間を頂戴しましたこと、改めてお礼申し上げます。

さて、お陰様で、今週の■■ショーにも出展させていただけることとなりました。前回の様な、てんてこ舞いにならぬようにと、今から腕まくりで準備を進めております。

毎回ご案内をお送りしておりましたが、■■様の貴重なお時間を頂戴した上に、立ち話では申し訳ないと思い、今回はご案内は控えさせていただくことにいたしました。

展示会場の騒がしい場所ではなく、■■様のご都合に合わせ、ご指定の日時、場所に、こちらから伺います。近況などお聞かせ願えましたらば幸いです。

では、お忙しくされていると存じますが、どうかくれぐれもご自愛なさいますように。
お返事をお待ちしております。

株式会社Office優for YOU
代表取締役 大久保 優子
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もちろん、封筒はVIP招待状に引けを取らない、特別感のあるものを選んでください。

Meeting

社会的にVIPと呼ばれる方は、お忙しいのです。

義理を感じてくださったのをいいことに、貴重なお時間を頂戴してばかりでは申しわけありません。
そこで、こちらからお呼びだてするのではなく、
「あなたのご都合に合わせてこちらから参ります。」
と先にお伝えしておけばよいのです。

最後に

見本市出展は、大きなチャンスです。
チャンスを最大化するためには、準備が大事。
何かのご参考にしていただければ幸いです。

次回は、ブースの作り方についてお話しします。
タイトルは「千客万来のブース VS. 商談の進むブース」

本記事は見本市出展を通じて成果を得ようと準備中の事業者様を対象に発信しています。

ご質問、ご要望等ございましたら、こちらから。

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今後の投稿予定

  • あなたのブースは1分あたりおいくら?

事前準備編

  • VIP招待状を送るべき相手とは
  • 千客万来のブースと商談の進むブース
  • 販路拡大に備えて考えておくべきこと(価格)
    会期中
  •  ブーススタッフが足りない場合の対策
  • 受注確率を上げるための名刺整理法
  •  招かざるお客様
  •  商品提案(コラボ、メニュー提案、バイヤーへの情報提供等)
    会期後
  •  簡単にできる信用調査の方法

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株式会社 Office優 For YOU
関東財務局長・関東経済産業局長認定 経営革新等支援機関
経済産業大臣登録 中小企業診断士(登録番号408871)
代表取締役 大久保 優子(オオクボ ユウコ)
〒115-0045 東京都北区赤羽1-19-7 203

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